Инструкция по заполнению трудовых книжек: образец 2020 года

Инструкция по заполнению трудовых книжек: образец 2020 года

Законодательная база

В ТК сохраняется все сведения о трудовой активности гражданина, и она предназначена для вычисления продолжительности его трудового стажа при выходе на пенсию. Действующие форматы ТК и вкладышей регламентируются Постановлением № 225 от 16.04.2003 г.

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

Обеспечение сохранности ТК с момента принятия человека в учреждение до момента его увольнения возлагается на работодателя. Необходимо иметь ввиду, что первое учреждение, принявшего работника, отвечает за правильное занесение информации в титульной странице ТК.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году

Ввод сведений в ТК начинается с титульного листа. Там отображаются все данные работника, согласно предъявленным документам, дата занесения сведений и подписи кадровика и принятого сотрудника. Записанная информация на данном листе заверяется печатью фирмы.

После оформления начального листа документа записываются сведения об устройстве на фирму. Все записи обязаны заполняться синим или черным цветом. В крайнем случае можно писать фиолетовым цветом. Записывается информация без сокращений.

• Что является личной собственностью супругов
• Ходатайство в суд: как правильно составить, форма и образец 2020 года
• Федеральный закон «О статусе судей»: редакция 2020 года
• Учебный отпуск по ТК РФ: как оформляется, рассчитывается и оплачивается в 2020 году
• Уход за пожилым человеком: как оформить, какое пособие платиться по уходу
• Удостоверение многодетной семьи: как и где оформить и получить
• Уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке: как составить письмо, образец 2020 года

Затем выполняется надпись о зачислении на фирму. При этом сокращения не допустимы. Для фиксирования записанной информации принятый работник расписывается в бланке.

В следующем шаге отображается название, номер и дата документа, на базе которого создается текущая строка.

Надо иметь ввиду, что данные о денежных наградах в ТК не заносятся.

Заполнение титульного листа

• Ф И О владельца.
• Дату рождения.
• Наличие образования.
• Название специальности согласно диплома.
• Дату регистрации ТК.
• Подпись собственника.
• Подпись кадровика, заполнившего документ.
• Печать учреждения.

Образец заполнения титульного листа в 2020 г.

Для более полного изучения данной темы можно посмотреть видео.

Как заполнять документ в разных случаях: образцы

Существует пять основных правил заполнения ТК:

1. Все надписи требуется заполнять разборчивым почерком.
2. Надпись на бланке выполняется на государственном языке страны.
3. Надписи выполняются чернилами синего или черного цвета, в крайнем случае или фиолетового.
4. Цифры пишутся только арабские.
5. Запрещены ошибки, зачеркивания, затирания и прочие помарки.

к содержанию ↑

Как заполнять впервые

Информация, которая обязательна к заполнению:

• Личные данные владельца.
• Вид работы, выполняемой принятым лицом.
• Перевод или переквалификация
• Различные призы и вознаграждения.
• Надпись об увольнении, с отображением причины.

Форма занесения информации о сотруднике:

1. Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.

• ФИО записываются без сокращений.
• Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.

1. Образование владельца ТК.

• Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.

1. Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.

• Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.

1. После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
2. Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.

к содержанию ↑

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Надпись в ТК о разрыве трудовых отношений с сотрудником отображается на странице бланка «Сведения о работе».

• В первой колонке вводится порядковый номер занесения сведений.
• Во второй колонке заполняется дата разрыва отношений – это заключительная дата работы сотрудника на фирме. Если лицо уходит в отпуск с последующим расторжением соглашения, датой разрыва контракта считается окончание отпуска.
• В колонке 3 пишется причина разрыва контракта со ссылкой на законодательство РФ.
• 4-я колонка предназначена для ввода даты и номера приказа, являющимся основанием увольнения лица.

Ниже представлены образцы заполненных ТК при разрыве трудового контракта по разным причинам.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

• Заполнение трудовой книжки при приеме

Оформление ТК при устройстве на фирму можно условно разделить на два варианта:

1. При трудоустройстве впервые, когда отсутствует бланк.
2. При очередном трудоустройстве.

При первом трудоустройстве ТК выдается работодателем после заключения трудового соглашения (ст. 65 ТК РФ). По данному факту создается приказ, являющийся основанием для заполнения документа. Заполняется бланк через пять дней сотрудничества. Бланк регистрируется в журнале учета ТК.

При первом варианте вводятся надписи на титульной странице бланка, где заносятся сведения в соответствии с:

• Нормативами учета и хранения ТК, отображенными в постановлении 225 от 16.04.03 г.
• Инструкцией, принятой Министерством труда № 69 от 10.10.03 г.

Если сотруднику не исполнилось 18 лет, и он продолжает учебу, то строчка об образовании в титульной странице не записывается до получения удостоверения об образовании (п. 2 Правил).

Оформление страницы «Сведения о работе»

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, о при устройстве на фирму обязательно заполняется в бланке страница «Сведения о работе».

• В колонке «Сведения о приеме на работу…» пишется наименование учреждения.
• В первой колонке под названием учреждения заносится номер надписи.
• Вторая колонка предназначена для внесения даты устройства на фирму арабскими цифрами.
• В третью колонку заносятся данные о трудоустройстве с отображением должности: “Принята в цех… на должность швеи”
• В четвертой колонке отображается на каком основании выполнена надпись (№ приказа и т.д.).

Образец заполнения приема на работу

Источник: fms21.ru

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2020 году

Сегодня мы поговорим о том, как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в 2020 году. Приведем в пример актуальные образцы.

Смотрите в видео выше о первом оформление трудовой книжки.

Кадровые работники должны придерживаться правил заполнения трудовых книжек. Форма документа для записи сведений о работе, правила его ведения и хранения утверждены нормативными актами. Они регламентируются следующими документами:

• Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденный Приказом Минфина № 117н от 22.12.2003;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003.

Оформляя нового работника, сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо организации, на которое возложены обязанности по учету кадров, должен уточнить у него наличие трудовой книжки. Если она еще никогда не оформлялась (когда это первое место работы), то должна быть заведена работником по кадрам в недельный срок от даты приема на работу.

Документы, необходимые для записи в трудовую книжку

Основным документом, который требуется для того, чтобы внести запись о трудоустройстве в книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым работником заключается трудовой договор. Он и ложится в основу издания локального акта – приказа по личному составу, с указанием данных работника, должности и отдела, куда принимается.

Для того, чтобы правильно записать сведения в трудовую книжку, кадровику нужны следующие личные документы вновь принимаемого работника:

• гражданский паспорт или иной документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, где указываются Ф.И.О. работника и дата рождения;
• документ об окончании учебного заведения – для принимаемых на работу специалистов после ВУЗов и СУЗов, запись из этого документа вносится строкой выше записи о приеме на работу;
• приказ о приеме нового работника, оформленный на основании договора и с подписью руководителя организации – для внесения его номера и даты.

В ситуации, когда на работу поступает сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить документ-основание, например, свидетельство о заключении брака.

Отслужившим в армии и поступившим впервые на работу гражданам при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в ней будет строка со сведениями о службе.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

• ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
• на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
• указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
• без сокращения слов;
• наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
• знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
• вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

• цифрами арабскими;
• дата и месяц в двухзначном формате;
• год в четырехзначном формате.

Порядок действий

Следуя рекомендациям, изложенным в Инструкции № 69, при внесении записи о трудоустройстве необходимо соблюдать порядок действий:

• в разделе, содержащем Сведения о работе, заполняется полное или сокращенное название организации, допустимо поставить соответствующий штамп. Ниже указывается филиал или подразделение, где работник будет осуществлять трудовую деятельность, если это присутствует в приказе о приеме на работу;
• строкой ниже вносится номер записи по порядку (графа 1), при этом нумерация должна быть сплошной. Если книжка заведена впервые, запись будет иметь № 1;
• далее в графе 2 в одной строке с номером указывается дата начала работы в строгом соответствии с изданным приказом;
• графа 3 содержит информацию о наименовании должности, а также отдела, куда принят новый работник;
• графа 4 является местом, куда вносятся сведения об основании, где вписывается слово «приказ», его дата и номер.

Данные о трудоустройстве в трудовой книжке заверять печатью организации не требуется. Пропущенных между записями строк быть не должно.

При обнаружении ошибки в записи, потребуется ее исправить. Но произвести это правильно:

• запрещается зачеркивать или иным образом избавиться от записи;
• следует в строке ниже проставить следующий порядковый номер с указанием на то, что выше сведения ошибочны;
• под следующим номером будет внесена правильная запись.

При устройстве на работу в книжку вносится запись в недельный срок от даты приказа о приеме. Титульный лист может содержать дату более позднюю. Если трудоустройство первичное данные вносятся в присутствии работника. Эта норма следует из пункта 8 Правил ведения книжек.

Образец 2020 года

При всей простоте оформления кадровому работнику нужно понимать, что трудовая книжка с записями о работе является документом особой важности. Заполнение ее подчиняется строгим правилам, отступление от которых делает запись недействительной.

Приступающему к трудовой деятельности впервые гражданину трудовая книжка оформляется по первому месту работы. Для этого он обязан написать личное заявление с просьбой получить книжку, а также внести сумму, равную стоимости бланка.

Если книжка была потеряна или испорчена, гражданин вправе обратиться с заявлением об открытии книжки по новому месту работы. Предыдущие записи в этом случае не подлежат восстановлению. Гражданин обязан самостоятельно запросить сведения о своей трудовой деятельности в виде справок, приказов или договоров от работодателей, где осуществлял работу, или архивов. Их необходимо хранить до момента обращения за пенсией и предъявить для подтверждения трудового стажа.

Источник: trudtk.ru

Основные правила заполнения трудовых книжек сотрудников кадровыми работниками организаций

Трудовая книжка является официальным документом гражданина, содержащим полную информацию о его официальной трудовой деятельности на протяжении всей жизни. В обязанность работодателей входит хранение и надлежащее заполнение документа.

• Кто выдает
• Оформление трудовой книжки
• Заполнение титульного листа
• Оформление пенсии по трудовой книжке
• Проверка подлинности документа
• Как посчитать северный стаж
• Что делать, если неправильно поставлена печать?

Кто выдает

Трудовые книжки могут быть получены двумя способами:

1. Выдача работодателем при трудоустройстве в организацию. При оформлении нового сотрудника, не имеющего официального опыта работы, кадровая служба организации может самостоятельно выдать ему новый документ. Стоимость бланка трудовой книжки вычитается из первой заработной платы сотрудника.
2. Выдача учебным заведением при получении диплома. Некоторые учебные заведения среднего и высшего профессионального образования выдают в качестве приложения к диплому своим выпускникам трудовые книжки. Наличие бланка не облегчает поиск работы молодым специалистам, но позволяет прийти в организацию уже с полным пакетом необходимых документов.

Оформление трудовой книжки

Трудовая книжка при приеме на работу сотрудника без опыта оформляется работодателем. По закону молодой специалист не обязан иметь при себе бланк трудовой книжки. Ее самостоятельная покупка допускается только по инициативе самого гражданина. Обязанность по выдаче новых трудовых книжек лежит на кадровой службе организации. С целью оформления новых сотрудников без опыта работы работодатель должен позаботиться о своевременной закупке бланков.

После этого книжка возвращается обратно кадровому работнику, обязанностью которого является ее хранение, ведение и выдача сотруднику при увольнении. Работодатель несет ответственность за утерю трудовой книжки или внесение в нее недостоверных сведений.

Заполнение титульного листа

При заполнении титульного листа документа нужно учитывать следующие правила:

1. Цвет чернил, которыми вносятся записи – синий, фиолетовый или черный. Использование других цветов не допускается.
2. Все сведения вносятся без сокращений, разборчивым и компактным почерком.
3. Фамилия, имя, отчество вносятся полностью.
4. Дата рождения вносится арабскими цифрами без использования слов. Число и месяц – две цифры, год – четыре цифры.
5. В строке образования указывается уровень образования, полученного в учебном заведении (высшее, среднее).
6. При указании специальности необходимо прописывать название профессии в соответствии с дипломом.
7. Датой заполнения документа является день заведения трудовой книжки. При невозможности соблюдения установленного срока в 7 дней от даты заключения трудового договора допускается внесение подходящей даты задним числом. Такая ситуация может возникнуть, например, при отсутствии в организации на момент приема нового сотрудника необходимых бланков и нежелании сотрудника самостоятельно приобретать документ.

Оформление пенсии по трудовой книжке

Граждане РФ могут получать пенсию двух видов:

1. Социальную. Выплаты регулярного характера, которые выплачиваются гражданам, признанным нетрудоспособными или не имеющим права на иную пенсию.
2. Трудовую. Ежемесячные выплаты, получаемые гражданами после окончания ими трудовой деятельности по причине наступления пенсионного возраста.

Ключевое отличие трудовых пенсий от социальных – наличие страхового стажа, подтвержденного трудовой книжкой.

В настоящее время существует система персонифицированного учета, благодаря которой все данные о трудовом стаже и трудовой деятельности работника автоматически поступают в ПФР. Причем по полноте предоставляемой информации трудовые книжки значительно уступают данной системе.

Проверка подлинности документа

Трудовую книжку достаточно легко подделать. Подобное желание может возникнуть у граждан в случае утери документа, наличия в старой книжке «плохих» записей, отсутствия необходимого для трудоустройства в новую организацию опыта работы и т. д.

Специалисты отделов кадров могут убедиться в подлинности документа двумя способами:

1. Сравнение даты выпуска с серийным номером. Существует соответствие между датами выпуска книжек и их серийными номерами. Это правило применимо к документам старого образца, выпущенным до 2004 г. Если соответствие не обнаружено – документ поддельный.
2. Получение информации о сотруднике от работодателей. По названиям организаций можно найти номера их телефонов и попытаться связаться с руководителями либо сотрудниками отделов кадров. Подтверждение информации, указанной в документе, будет свидетельствовать о его подлинности. Следует учитывать, что в соответствии с законом о защите персональных данных подобный способ может применяться только с письменного разрешения гражданина.

Как посчитать северный стаж

При наличии в трудовой книжке записей, подтверждающих осуществление трудовой деятельности на территориях Крайнего Севера и приравненных к ним, граждане имеют право на получение повышенной северной пенсии.

При отсутствии достоверных данных необходимо приложить к документу подтверждающие справки, полученные по запросу.

Право на получение северного стажа имеют мужчины и женщины при соответствии следующим критериям:

• возраст мужчин – 55 лет;
• возраст женщин – 50 лет;
• общий страховой стаж – 25 лет (у мужчин);
• общий страховой стаж – 20 лет (у женщин);
• стаж работы – 12 лет в районах Крайнего Севера, 17 лет в местностях, приравненных к ним.

При расчете северного стажа по трудовой книжке не учитываются:

• периоды нахождения на учете в центре занятости с получением пособия;
• отпуска по уходу за ребенком до 1,5 до 3 лет (дородовой, послеродовой отпуск учитывается);
• трудовая деятельность на полставки.

Что делать, если неправильно поставлена печать?

При заверении внесенных сведений печатью организации кадровые работники могут допустить две распространенных ошибки:

1. Поставить не ту печать. Подобная проблема актуальна для крупных холдингов, в состав которых входит несколько юридических лиц с разными печатями.
2. Поставить печать не в том месте. Пометка должна располагаться строго на записи об увольнении, в нижней части записи.

Но этот вариант допустим только в случае, если ошибка была обнаружена сразу и в трудовой книжке за ошибочной записью еще не появились новые сведения.

В противном случае рекомендуется рядом с неверным штампом поставить правильный и выдать сотруднику на руки справку, в которой будет указан период его работы в организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: zakonguru.com

Сколько хранить договоры в организации

Обзоры КонсультантПлюс

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

• Налоговому кодексу;
• ФЗ «Об архивном деле»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

• конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
• обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

До ликвидации организации

Недвижимого имущества — 10

Движимого имущества — 5

По недвижимому имуществу — 15

По движимому имуществу — 10

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

• текущее (во время исполнения);
• в архиве.

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

Источник: ppt.ru