Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

+7 (499) 938-59-55 (Москва)
+7 (812) 425-63-92 (Санкт-Петербург)

Источник: moyafirma.com

Как правильно прошить устав

Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Первое – неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

– Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;

– п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

– п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)”, которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;

– п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).

– ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

– обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);

– прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;

– копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;

– прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Пошаговое руководство по прошивке

Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;

6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.

7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.

9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.

13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

Источник: gozpp32.ru

Как сшивать документы

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
• ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
• Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

• штатное расписание;
• приказы личного и общего состава;
• накладные;
• счета — фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• авансовые отчеты;
• путевые листы;
• ведомости по заработной плате;
• другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

• классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
• с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
• посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
• с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

• иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
• плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
• обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
• бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
• канцелярский клей;
• ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

• систематизации документов;
• нумерации;
• сшивания документации в одну папку;
• заполнения описи;
• оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

• 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
• 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
• 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
• 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
• 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
• 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Источник: www.b-kontur.ru

Порядок и условия присвоения звания “Ветеран труда” гражданам, проживающим на территории Свердловской области

1. Звание “Ветеран труда” присваивается проживающим на территории Свердловской области:

1) лицам, награжденным орденами или медалями СССР или Российской Федерации, либо удостоенным почетных званий СССР или Российской Федерации, либо награжденным почетными грамотами Президента Российской Федерации или удостоенным благодарности Президента Российской Федерации, либо награжденным ведомственными знаками отличия за заслуги в труде (службе) и продолжительную работу (службу) не менее 15 лет в соответствующей сфере деятельности (отрасли экономики) и имеющим трудовой (страховой) стаж, учитываемый для назначения пенсии, не менее 25 лет для мужчин и 20 лет для женщин или выслугу лет, необходимую для назначения пенсии за выслугу лет в календарном исчислении;

2) лицам, начавшим трудовую деятельность в несовершеннолетнем возрасте в период Великой Отечественной войны и имеющим трудовой (страховой) стаж не менее 40 лет для мужчин и 35 лет для женщин;

3) детям участников Великой Отечественной войны, являвшимся несовершеннолетними на момент гибели (смерти, пропажи без вести) такого участника или родившимся в течение трехсот дней со дня его смерти, и имеющим трудовой (страховой) стаж не менее 40 лет для мужчин и 35 лет для женщин.

Лица, претендующие на присвоение звания “Ветеран труда”, обращаются в Управление социальной политики по месту жительства.

Гражданин Российской Федерации предъявляет паспорт гражданина Российской Федерации или другой документ, удостоверяющий личность.

Заявление может быть подано в Управление социальной политики в форме электронных документов, через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее – МФЦ), а также с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, включая использование единого портала государственных и муниципальных услуг, портала государственных и муниципальных услуг Свердловской области, универсальной электронной карты и других средств информационно-телекоммуникационных технологий, в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации и Свердловской области. При этом заявление и электронный образ каждого документа подписываются простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью. При использовании простой электронной подписи документы представляются на бумажном носителе в течение пяти дней со дня подачи заявления.

Лица, претендующие на присвоение звания «Ветеран труда», указанные пункте 1, представляют:

1) документы о награждении орденами или медалями СССР или Российской Федерации, либо о присвоении почетных званий СССР или Российской Федерации, либо о награждении почетными грамотами Президента Российской Федерации или благодарностями Президента Российской Федерации, либо ведомственными знаками отличия за заслуги в труде (службе) и продолжительную работу (службу).

2) Лицо, подавшее заявление, может представить документы, подтверждающие трудовой (страховой) стаж, учитываемый для назначения пенсии, не менее 25 лет для мужчин и 20 лет для женщин или выслугу лет, необходимую для назначения пенсии за выслугу лет в календарном исчислении (трудовая книжка или копия трудовой книжки, заверенная работодателем, или справка, выданная работодателем, подтверждающая наличие трудового (страхового) стажа, или основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже (далее – сведения о трудовой деятельности), предусмотренная статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации , или справка военного комиссариата, воинской части, содержащая сведения о периоде прохождения военной службы, или документы финансовых органов об уплате обязательных платежей в бюджетную систему Российской Федерации, или справка архивного учреждения), по собственной инициативе.

К ведомственным знакам отличия за заслуги в труде (службе) относятся знаки, учрежденные за особые заслуги в труде (службе) и продолжительную работу (службу) не менее 15 лет в соответствующей сфере деятельности (отрасли экономики).

Порядок учреждения ведомственных знаков отличия, дающих право на присвоение звания “Ветеран труда”, федеральными органами исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, и награждения указанными знаками отличия в соответствии с законодательством Российской Федерации определяется Правительством Российской Федерации. Порядок учреждения ведомственных знаков отличия, дающих право на присвоение звания “Ветеран труда”, иными федеральными государственными органами, государственными корпорациями и награждения указанными знаками отличия в соответствии с законодательством Российской Федерации определяется указанными органами, организациями.

К наградам и знакам отличия, дающим право на присвоение звания “Ветеран труда” гражданам, награжденным по

состоянию на 30 июня 2016 года, относятся:

1) государственные награды СССР или Российской Федерации (кроме учрежденных в связи с юбилейными и памятными датами), почетные звания СССР или Российской Федерации;

2) награды и знаки отличия, учрежденные за особые заслуги в труде (службе) и продолжительную работу (службу), решение о награждении которыми принято Председателем Правительства Российской Федерации, Председателем Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателем Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Руководителем Администрации Президента Российской Федерации, председателями Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Генеральным прокурором Российской Федерации, Председателем Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

3) ведомственные знаки отличия, учрежденные за особые заслуги в труде (службе) и продолжительную работу (службу), решение о награждении которыми принято руководителями федеральных органов исполнительной власти;

4) награды и знаки отличия, учрежденные за особые заслуги в труде (службе) и продолжительную работу (службу) (почетные звания, заслуженные звания работников отрасли (ведомства) народного хозяйства, нагрудные знаки, ведомственные медали, почетные грамоты, почетные дипломы, почетные знаки, нагрудные значки), награждение которыми производилось от имени Совета Министров СССР, РСФСР, Верховного Суда СССР, Прокуратуры СССР, министерств и ведомств СССР, РСФСР, а также знак “Победитель социалистического соревнования. года” либо знак “Ударник. пятилетки”, знак отличия в труде “Ветеран атомной энергетики и промышленности”

При присвоении звания “Ветеран труда” не учитываются награды, учрежденные коммерческими и некоммерческими организациями, корпорациями, войсковыми частями, организационными комитетами всесоюзных и всероссийских выставок, Центросоюзом, Роспотребсоюзом, ВЦСПС, Федерацией независимых профсоюзов России, ЦК КПСС, ЦК ВЛКСМ, Пенсионным фондом Российской Федерации, Фондом социального страхования Российской Федерации, Федеральным фондом обязательного медицинского страхования, а также медали и дипломы (почетные дипломы) Выставки достижений народного хозяйства, грамоты (почетные грамоты), учрежденные Советом Министров СССР, РСФСР за достижения в социалистическом соревновании в честь 70-летия Великой Октябрьской социалистической революции, знак “Ударник коммунистического труда”, юбилейная почетная грамота ЦК КПСС, Совета Министров СССР, ВЦСПС и ЦК ВЛКСМ “За достижение наивысших результатов во Всесоюзном социалистическом соревновании в честь 70-летия Великой Октябрьской социалистической революции”, документы, подтверждающие ученое звание или ученую степень, звания, свидетельствующие о квалификации работника, медали, грамоты (почетные грамоты), дипломы (почетные дипломы) и иные поощрения за участие или победу в спортивных и иных конкурсах и соревнованиях, свидетельства, удостоверяющие исключительное право на результаты интеллектуальной деятельности, именные часы, денежные премии, юбилейные и памятные знаки, значки, медали.

Лица, указанные в пункте 2, представляют:

1) документы, подтверждающие начало трудовой деятельности в несовершеннолетнем возрасте в период с 22 июня 1941 года по 9 мая 1945 года, исключая период работы на временно оккупированных территориях СССР.

2) лицо, подавшее заявление, может представить документы, подтверждающие трудовой (страховой) стаж не менее 40 лет для мужчин и 35 лет для женщин (трудовая книжка или копия трудовой книжки, заверенная работодателем, или справка, выданная работодателем, подтверждающая наличие трудового (страхового) стажа, или сведения о трудовой деятельности, предусмотренные статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации , или справка военного комиссариата, воинской части, содержащая сведения о периоде прохождения военной службы, или справка архивного учреждения), по собственной инициативе.

Лица, указанные в пункте 3, представляют:

1) извещение о гибели (смерти) участника Великой Отечественной войны либо архивную справку, подтверждающую факт гибели (смерти) участника Великой Отечественной войны, признания его пропавшим без вести;

2) свидетельство о рождении или решение суда, устанавливающее факт родственных отношений с участником Великой Отечественной.

3) Лицо, подавшее заявление, может представить документы, подтверждающие трудовой (страховой) стаж не менее 40 лет для мужчин и 35 лет для женщин (трудовая книжка или копия трудовой книжки, заверенная работодателем, или справка, выданная работодателем, подтверждающая наличие трудового (страхового) стажа, или сведения о трудовой деятельности, предусмотренные статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации , или справка военного комиссариата, воинской части, содержащая сведения о периоде прохождения военной службы, или справка архивного учреждения).

Удостоверение “Ветеран труда” выдается заявителю под подпись Управлением социальной политики в течение 10 рабочих дней после получения копии указа Губернатора Свердловской области о присвоении звания “Ветеран труда”

Источник: tusp04.msp.midural.ru