Текущее хранение документов

Текущее хранение документов. Списание и уничтожение документов. Организация текущего хранения.

Документы организации по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному, временному) хранению.

В зависимости от объемов переписки документы или их определенная часть могут храниться непосредственно в офисе руководителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).

Перевод документов на режим хранения означает, что, с одной стороны, работа с ними проведена в полном соответствии с резолюциями руководителя и требованиями руководящих документов. А с другой, что потребность организации в этих документах временно сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут быть вновь представлены для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий.

Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.).

Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).

В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала, доступ к местам хранения документов не должен быть загроможден мебелью, оборудованием и т. п.

Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания. Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись. Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.

Правила оформления документов при помещении на текущее хранение:

1. В дело подшиваются только полностью исполненные (отработанные) документы. Запрещается подшивать в дела несколько экземпляров одного документа, а также его черновые варианты.

2. В дело подшиваются только подлинники документов (для исходящих документов — их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного лица). Не подшиваются в дела документы, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело помещается только заверенная копия документа).

3. Помещение документов в дела производится в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия. Приложения к документам помещаются в дела вместе с самими документами.

4. Документы, помещаемые в дела, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи.

5. В один и тот же том дела подшиваются, как правило, документы, исполненные в течение одного и того же года (за исключением переходящих дел, например] личных дел сотрудников организации), документы с различными сроками хранения целесообразно подшивать в разные дела (в разные тома одного дела).

6. Расположение документов в деле осуществляется в прямом хронологическом порядке, а имеющих строгую порядковую -нумерацию (например, приказов) — в возрастающем нумерационном, для оформления дел используются скоросшиватели (папки ,файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).

Размеры одной стороны обложки должны на 0,3—0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.

Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.

Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.

Как правило, документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.

По документам, для которых указанный срок истек, специально уполномоченной экспертной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет или направления (в случае, если надобность в текущем хранении их отпала) в учреждение Росархива или на уничтожение (в соответствии с требованиями руководящих документов на этот счет). Предельный срок хранения документов 75 лет.

Порядок уничтожения и списания документов, снятых с текущего хранения .В большинстве случаев документы организации, состоящие на хранении, подвергают проверке один раз в год — как правило, в период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа документов (что несложно установить при ознакомлении с учетными данными документов).

С этой целью формируется комиссия в составе председателя и двух-четырех членов. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для уничтожения документы. В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание.

На основании письменного распоряжения руководителя организации комиссия:

– осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;

– вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для приложений к нему, гриф документа);

– сосредоточивает отобранные для уничтожения документы в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или отдельной его секции);

– по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и после доклада руководителю кадровой службы передает документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки).

Члены комиссии присутствуют при уничтожении документов (лично уничтожают их) и фиксируют уничтожение каждого из них. Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении. По окончании процедуры уничтожения акт подписывается всеми членами комиссии, после чего председатель комиссии представляет акт на утверждение руководителю предприятия.

Перечисленные в акте сведения о документах (материалах), а также отметка об их уничтожении заверяются подписями всех членов комиссии. После утверждения акта об уничтожении производится полномерное списание уничтоженных документов с журналов учета с указанием номера и даты утверждения акта.

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства.

Основная цель — упорядочение и хранение исполненных документов, создание условий для их использования в справочной работе учреждения и пополнение Государственного архивного фонда.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя:

– экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

– описание документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

– обеспечение сохранности дел;

– передачу дел в архив учреждения.

Последнее изменение этой страницы: 2016-12-30; Нарушение авторского права страницы

Источник: infopedia.su

Как составляется акт списания документов: 5 основных способов

Как проводится списание и уничтожение документов?

Каждая компания во время работы создает огромное количество документации, которая должна храниться разное количество времени в зависимости от своей значимости и особенностей. Для этого обычно формируется архив, но даже он может переполняться, поэтому важно знать, когда можно уничтожать документацию, а также каким образом данный процесс совершается.

Предназначение акта списания документов

Имеются некоторые виды документов, которые являются неприкосновенными, поэтому они должны иметься в компании всегда и в оптимальном виде, поэтому их уничтожение не допускается.

При этом не имеет значения, в какой сфере деятельности работает организация, а также каков ее размер, так как все правила являются одинаковыми для каждой фирмы.

Как оформить документы для передачи в архив компании – смотрите тут:

Причины для составления акта

Также к другим причинам составления акта списания относится:

• значительное повреждение документов, причем оно может возникнуть в результате пожара, потопа или иных чрезвычайных ситуаций, на которые никаким образом не могли повлиять работники организации;
• кража бумаг компании, которая должна быть официально зарегистрирована;
• форс-мажорные обстоятельства, а именно воздействие различных природных стихий.

Важно! Любая причина должна подтверждаться документально, так как если работники ФНС обнаружат отсутствие необходимой документации в компании, то если не будет доказательств объективных причин такой ситуации, то это может стать привести к наложению значительного штрафа.

Например, если была кража на предприятии, то должны вызываться правоохранительные органы, которые выдадут руководителю фирмы соответствующий документ.

Какие виды документов могут составляться

Акт списания документов зависит от того, какая именно документация подлежит списанию. Наиболее часто списанию подлежат бумаги:

• Бухгалтерская документация. В нее дополнительно входят налоговые отчетности. Если сдается отчет за год, то у него отсутствует срок хранения. Если отчеты сдаются ежеквартально, то они должны храниться не меньше пяти лет. Если сдаются ежемесячно, то должны содержаться в компании в течение одного года, следующего за отчетным. Акты, на основании которых уничтожается бухгалтерская отчетность, составляются отдельно. При этом для них используется общий порядок хранения и уничтожения, который прописывается в ФЗ №125. В акте непременно указывается, какая именно документация подлежит списанию, к какому виду налога она относится, а также за какой период времени она составлялась.
• Первичная документация. Она должна храниться в компаниях не меньше пяти лет. Уничтожение считается специфическим процессом, требующим составления отдельного акта. Если же такие бумаги в будущем будут запрошены работниками налоговой инспекции, то в качестве доказательства невозможности и объективности их непредставления будет выступать правильно составленный акт.
• Архивные бумаги. Сюда обычно входят разные кадровые бумаги, к которым относятся приказы или личные дела. Оптимальным срокам хранения для них считается 75 лет.
• Документы на уничтожение. Сюда входят разные не слишком важные бумаги, которые могут захламлять архив. Они не считаются значимыми, а также обычно не проверяются разными контролирующими органами. Но даже их уничтожение должно фиксироваться соответствующим актом.
• Документы, у которых истек срок хранения. Каждый документ, формирующийся на предприятии, обладает ограниченным сроком хранения. Обычно они переносятся в архив с непременной отметкой, которая указывает, до какого года следует хранить документацию. Если истекает данный срок, то уничтожение должно происходить с применением особого акта, в котором в качестве причины указывается, что срок хранения уже прошел.

В каком порядке проводится списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности – читайте здесь.

Когда нужно уничтожать документы

Уничтожаются документы, у которых закончился срок хранения или было потеряно их практическое значение. Чтобы выполнить данный процесс, непременно составляется акт правильной формы, на основании которого уничтожаются важные бумаги. Перед его формированием требуется провести экспертизу, определяющую ценность конкретной документации.

Для правильности определения срока хранения, позволяющего определить, имеется ли возможность уничтожить разные акты, надо пользоваться специальной номенклатурой дел каждой компании. Нередко возникает необходимость уточнить сроки по разным ведомственным документам или типовым актам.

Важно! Каждая организация обладает возможностью увеличить срок хранения, но не может уменьшать его.

При изучении данного срока учитывается, в какой сфере деятельности функционирует организация, а также какие нюансы указываются в различных нормативных актах, к которым можно отнести разные ФЗ, статьи НК или постановления, выпущенные Правительством.

Как хранятся и утилизируются официальные документы

Для определения правил, на основании которых хранятся документы, следует учитывать положения специального Перечня, выпущенного Госархивом еще в 2006 году.

Не имеет значения, в каком именно архиве будут находиться акты, поэтому каждая компания имеет возможность создать даже свой архив.

Только после того, как будет установлено, что конкретные бумаги уже могут уничтожаться, начинается их утилизация. Для этого они могут разрываться или перечеркиваться, а после этого выкидываться.

Допускается пользоваться специальными техническими устройствами для их разрывания, после чего они не подлежат восстановлению.

Образец заполнения акта списания и уничтожения документов.

Какие документы никогда не списываются

Имеются определенные акты, которые не подлежат уничтожению. Они непременно хранятся постоянно, поэтому нет никаких сроков для их содержания. К таким значимым бумагам относится:

• годовые отчеты, имеющие отношение к уплате налогов или ведению бухучета;
• бухбалансы, составляемые по итогам года;
• бухгалтерские отчеты за год.

Именно комиссия должна определять, какие бумаги должны постоянно храниться на предприятии. Все они вносятся в специальный перечень, после чего подписывается этот список руководителем фирмы. Далее документация сдается в архив, который может быть собственным или государственным.

Как уничтожаются бумаги

Уничтожение их считается простым процессом, причем все документы, у которых заканчивается срок хранения, списываются с начала следующего года. Но для этого уже должна быть проведена ревизия.

Важно! Если бумаги изымаются из государственного архива, то для этого составляется специальная накладная.

Все акты, подлежащие уничтожению, описываются в специальном перечне, представленном актом списания. В нем указываются все бумаги, которые будут уничтожены, их количество и номера. Тут вы узнаете, как осуществляется списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Все дела, которые планирует списать, надо хранить отдельно от других бумаг. Сделанный акт первоначально утверждается руководителем фирмы, для чего собирается и рассматривается вопрос комиссией.

Факт уничтожения подтверждается актом об уничтожении документов, причем часто документы сжигаются или применяются особые устройства. Процедура реализуется в присутствии членов комиссии, которые далее удостоверяют процесс своими подписями.

Как составляется акт списания

В нем не надо подробно описывать каждое дело, поэтому в него вносится только информация:

• название документов, например, приказ или справка;
• указываются даты, когда они были созданы;
• номер дела по описи;
• срок хранения;
• номер статьи, для чего надо ориентироваться на вышеуказанный Перечень.

В конце документа непременно прописывается, сколько дел уничтожается, а также подписывается документ комиссией, которая должна состоять из трех или больше человек. Сверху ставится подпись руководителя компании.

Заключение

Таким образом, для списания документации непременно составляется специальный акт. Он формируется только в отношении бумаг, у которых действительно окончился срок хранения. Для этого надо учитывать положения законодательства.

Некоторые документы не подлежат вовсе уничтожению, поэтому важно знать точно, какие дела могут списываться. При грамотном ведении документооборота можно избежать серьезных проблем с налоговыми органами.

Как составить акты на списание БСО или квитанций о приеме денежных средств – смотрите в этом видео:

Источник: fbm.ru

Номенклатурное дело

Опции темы

• Подписаться на эту тему…