Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Источник: www.klerk.ru

СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
«О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого-
обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.
Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).
При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно:
1) в статьях, содержащих конкретное название договора;
2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).
Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.
Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).
При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).
Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ.
Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.
Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник: www.garant.ru

Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами

Сколько должны храниться договоры в организациях — от пяти лет с момента их передачи в архив. Длительность хранения зависит от вида соглашения и указана в приказе Росархива №236 от 20.12.2019.

Виды хранения, зачем это необходимо

Выделяются два вида хранения документов в организации:

1. Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет срок его исполнения, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, где должны храниться договоры в организации, как правило, обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
2. Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

Текущее необходимо для решения следующих задач:

• отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
• расчет налогов и платежей;
• разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.

Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.

Законодательно не установлено, сколько хранить договоры с клиентами и организациями в текущем порядке, — этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, например от периода действия контракта и истории взаимодействия сторон. Поэтому когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.

В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, у кого должны храниться договоры, утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.

Как определить, сколько хранить

Инструкция, как определить, какой срок хранения договоров в организации, состоит из следующих шагов:

1. Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
2. Открыть приказ Росархива №236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем.
3. Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
4. Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.

Сроки в зависимости от типов соглашений

Приказ Росархива №236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году.

А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.

И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.

Сколько хранить, если в перечне нет такого типа

Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В нем указано, сколько лет хранятся договоры с поставщиками и другими лицами, если срок не указан в отдельных пунктах. Этот период составляет 5 лет.

Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков

За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа до 500 рублей.

Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации может повлечь санкции со стороны ФНС, например в соответствии со ст. 126 НК РФ, предусматривающей ответственность за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.

Источник: gozakaz.ru

Выгонять из очереди запрещается

Важное решение принял Верховный суд по поводу пресловутой жилищной очереди льготников. Оно вселяет большие надежды тем, кого чиновники пытаются исключить из числа ожидающих своей крыши над головой.

Самые долгие очереди в нашей стране – это очереди на получение квартиры. Ожидания государственной квартиры для наших граждан растянуты даже не на года – на десятилетия. Изменения, которые произошли в стране, серьезно сократили число очередников – тех, кто имеет право получить от государства жилье бесплатно. Но не уменьшили сроки, они по-прежнему огромны.

Сегодня по оценке экспертов в стране ожидают вожделенных квадратных метров более миллиона человек. В одних регионах очередь длиннее, в других короче, но она тянется годами для всех.

Для наших граждан, занесенных в подобные списки, потерять свое место в очереди – настоящая трагедия. Вердикт Верховного суда, который рассмотрел жалобу исключенной из списка очередников женщины, объяснил нижестоящим судам и чиновникам, кого нельзя лишать места в очереди.

Эта история про место в жилищной очереди началось с суда. Жительница столицы обратилась в районный суд с иском к префектуре Восточного округа Москвы. Женщина просила суд заставить чиновников восстановить ее учетное дело и вернуть ее в очередь на улучшение жилищных условий.

В этой очереди она с дочерью была поставлена решением местных властей еще в 1980 году. Москвичку и ее ребенка признали нуждающимися в улучшении жилищных условий из-за того, что они вдвоем ютились в одной комнате двухкомнатной коммунальной квартиры, где условия, мягко говоря, плохие.

Пока для этой небольшой семьи тянулись десятилетия ожидания, девочка выросла, закончила школу, пошла работать и вышла замуж. Чиновники отреагировали на это радостное событие почти мгновенно и весьма своеобразно – распоряжением префекта семью тут же сняли с учета на улучшение жилищных условий.

Свой шаг чиновники женщине объяснили просто – девочка вышла замуж, а у ее молодого супруга есть трехкомнатная квартира, где он прописан вместе с родителями. Там, если судить по квадратным метрам, всем места хватит, включая молодую жену. Ну а очередница, которая теперь одна живет в комнате, рассчитывать на улучшение уже не может, так как с квадратными метрами у нее полный порядок.

С такими чиновничьими расчетами женщина не согласилась и пошла в районный суд. Но первый же судебный процесс для нее закончился неудачно – бывшая очередница проиграла чиновникам. Городской суд также встал на сторону префектуры.

Однако Верховный суд с такими вердиктами категорически не согласился. Итак, как же рассуждал Верховный суд? Суд установил, что молодой муж никогда не вселялся в комнату своей тещи и на ее жилье не претендовал. Он прописан в квартире родителей, которая, кстати, принадлежит им на правах собственности. Поэтому даже после брака он не приобрел никаких прав на комнату тещи.

Та же ситуация оказалась и у дочери очередницы. Она, как подчеркнул Верховный суд, в собственную квартиру родителей мужа не вселялась, право пользования чужими квадратными метрами не приобрела, а продолжала пользоваться жильем, нанимателем которого является ее мать.

Молодые, как подчеркнул суд, воспользовались своим законным правом выбора места жительства, что записано в Семейном кодексе, и каждый остался проживать по прежнему месту жительства.

Исходя из этого дочь истицы не стала членом семьи мужа, а ее муж не стал по закону членом семьи нанимателя комнаты в коммуналке.

Из этого Верховный суд сделал вывод – изменения жилищных условий, после того, как дочь нанимательницы вступила в брак, у москвички не произошло. Поэтому ее необоснованно сняли с жилищного учета.

Заканчивая анализировать это дело, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда сделала еще один очень важный шаг. Она не стала, как делает обычно, отменять решения нижестоящих судов и просить их пересмотреть дело с учетом своих разъяснений. На этот раз Верховный суд сказал, что сам примет нужное решение. Он отменил вердикты районного и городского судов и принял новое решение, которым удовлетворил все заявленные москвичкой требования.

(Определение Судебной коллегии Верховного суда РФ N 5-В11-59)

Право на жилье гражданам РФ гарантирует 40-я статья Конституции России.

Обязательным условием получения права на бесплатную квартиру является признание граждан малоимущими и нуждающимися в жилых помещениях. По статье 51 Жилищного кодекса нуждающимися признаются граждане, вообще не имеющие жилья или обеспеченные общей площадью на одного человека менее учетной нормы. Также в числе нуждающихся оказываются те граждане, жилье которых признано не пригодным для проживания. В эту же категорию попадают и живущие в квартире, занятой несколькими семьями, если в семье есть больной, страдающий тяжелой формой хронического заболевания, при которой совместное проживание невозможно, и не имеющие иного жилого помещения.

Источник: rg.ru