Письмо о допуске сотрудников на объект

Письмо о допуске сотрудников на объект

Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.

Составные части письма

Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.

После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:

• Обращение к адресату. Наиболее приемлемая форма – по имени и отчеству. Деловое письмо никогда не может быть безлико. Адресат наделяется определенными обязательствами. Если письмо направляется в организацию без конкретного адресата, то уменьшаются шансы на получение ответа.
• Ссылку на заключенный между организациями договор оказания услуг. Это может быть и другая форма договора между сторонами, но ссылка на нее должна быть. Также указываются сроки его заключения, номер. Если это возможно, то указываются его конкретные пункты, согласно которым сотрудники должны быть допущены на территорию.
• Информацию о том, в которые из помещений допускаются сотрудники. Если речь идет об общей проходной, то этот пункт из письма можно исключить.
• В течение какого срока допуск будет необходим.
• Для выполнения каких обязанностей сотрудники должны быть допущены на территорию.
• Обязательства нести ответственность за действия работников в соответствии с заключенным договором и действующим законодательством.

Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.

Сотрудники

Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.

В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.

Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.

Допуск

Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:

• Некоторые требуют пропуска только на транспортные средства. Тогда список сотрудников будет излишним.
• У некоторых предприятий своя специфика, предусматривающая особые условия к требованиям безопасности на производстве и охраны труда. Тогда пропускаемые работники обязаны пройти соответствующее обучение, инструктаж.
• Есть своя специфика допуска в выходные и праздничные дни, в нерабочее время.

Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.

Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.

Исключения из правил

Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:

• Представители санитарно-эпидемиологических служб.
• Инспекторы труда, энергонадзора. Они пропускаются без предварительного предупреждения, если к их должностным обязанностям относится контроль выполнения в конкретной организации предписанных для выполнения правил.
• Сотрудники милиции и прокуратуры.

Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.

Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.

Нарушения

В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.

Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.

Источник: assistentus.ru

Организация прохода и проезда на территорию объектов ГК «Экоофис»

В соответствии с условиями Договора аренды в целях обеспечения общественного порядка на территории бизнес-центров ГК «Экоофис» действует пропускной режим.

Постоянные пропуска

Для входа и въезда на территорию, в здания и помещения сотрудников Вашей компании Вы можете заказать постоянные пропуска.

Для этого необходимо:

1. заполнить заявление по прилагаемой форме, подписать его, заверить печатью Вашей компании и передать в Администрацию объекта; к заявке приложить фотографии в электронном виде, либо сфотографироваться непосредственно в бюро пропусков;

Во избежание использования пропусков иными лицами на пропусках предусмотрено размещение фотографий их владельцев.

2. оплатить изготовление пропусков;
3. получить пропуска установленного образца в Администрации объекта.

Постоянный автомобильный пропуск состоит из непосредственно бумажного пропуска и электронного постоянного пропуска сотрудника с информацией об автомобиле, который прикладывается к считывателю на въезде и выезде.

Гостевые пропуска

Для входа и въезда на территорию, в здания и помещения клиенты Вашей компании обязаны получить гостевой пропуск.

Проход осуществляется по гостевым пропускам, выдаваемым на основании документа, удостоверяющего личность, после предварительной электронной заявки Арендатора. Гостевой пропуск действителен в день его выдачи и дает право на 1 проход. На выходе гостевые пропуска сдаются в бюро пропусков или картоприемник.

Для оформления въезда гостевых транспортных средств оборудованы контрольно-пропускные пункты. Выдача данного пропуска осуществляется на основании предварительной заявки Арендатора. При выезде данный пропуск с отметкой арендатора сдается сотруднику охраны.

заявка на выдачу пропусков для сотрудников (15 Кб.)

заявка на выдачу пропусков для автомобилей (16 Кб.)

заявка для въезда автотранспорта посетителей на территорию (15 Кб.)

заявка на разовый въезд для автомобилей (16 Кб.)

заявка на согласование режима работа в выходные и праздничные дни (15 Кб.)

заявка на согласование режима работа (15 Кб.)

заявка на въезд материальных средств (14 Кб.)

заявка на вынос материальных средств (13 Кб.)

Источник: www.ecooffice.ru

Заявление на выдачу пропуска

Заявление на выдачу пропуска — официальное письменное обращение работника за документом, позволяющим беспрепятственно проходить на территорию работодателя. Форма такой заявки и правила ее подачи утверждаются в локальных нормативных актах предприятия.

• Изменение и прекращение обязательств
• Обстоятельства непреодолимой силы
• Приостановление взыскания налоговой задолженности
• Действие разрешительных документов

• Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
• Что такое медианная зарплата
• Как правильно составить договор подряда с физическим лицом
• Как разработать штатное расписание на 2021 год
• На основании чего ИП подписывает договор

• Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Бесплатно на 2 дня

Заявление: кто пишет и по какой форме

Если на предприятии введен пропускной режим, администрации следует оформлять сотрудникам и посетителям документы, позволяющие проходить на территорию организации. Но для начала компания разрабатывает типы и формы самих разрешений и заявок. Бланков может быть несколько либо один — по желанию и необходимости. К примеру, для разового визита в отдельное производственное здание у компании утверждено одно заявление на выдачу пропуска, а для регулярного посещения того же блока — другое.

Обращаем внимание, что на законодательном уровне не установлены требования, какая форма заявки на пропуск правильная, поэтому ее разрабатывают сами организации. Более того, закон не требует утверждать образец, а работники и посетители вправе обращаться в администрацию в свободной форме. Но для удобства учета перемещения и работников, и посетителей все-таки рекомендуем формы заявок разрабатывать и утверждать.

Чтобы написать заявление о выдаче пропуска на работу, сотруднику необходимо обратиться в службу безопасности, отдел кадров или иное подразделение, которое отвечает за эту сферу деятельности. Также получить разрешение вправе:

• новые работники, у которых пока нет разрешительных документов;
• сотрудники, которые потеряли ранее выданные бумаги либо у них изменились какие-то персональные данные;
• представители организаций или ИП, которым необходимо получить разрешение на посещение территории для выполнения каких-то работ или оказания услуг;
• работники предприятия, отвечающие за проведение различных публичных мероприятий, визитов, делегаций — в этом случае письмо о выдаче пропуска на территорию компании считают одной из разновидностей служебной записки;
• посетители, которым требуется решить личные вопросы с руководством компании;
• прочие заявители.

Обязательные требования к заявлению

Если руководство предприятия приняло решение ввести пропускной или внутриобъектный режимы и необходимо разработать образец заявки на пропуска, предлагаем набор основных данных, которые должны содержаться в таком обращении:

• Ф.И.О. заявителя;
• данные о транспортном средстве, если на территорию компании въезжает машина;
• объект (подразделение), на территории которого действует разрешение;
• срок действия (временный, постоянный);
• дата написания заявления.

Кроме этого, обязательно в ходатайство о выдаче пропуска вписывают цели посещения объектов.

Если обращается не работник, а, к примеру, представитель подрядной организации, то в письмо о предоставлении пропуска на территорию следует внести список граждан, которые пройдут на охраняемые объекты, иногда добавляют данные о договоре, на основании которого проводятся работы или оказываются услуги. Такое обращение стоит отправлять с учетом общих требований деловой переписки — на фирменном бланке, с мокрой печатью (при наличии).

Образцы заявок

С учетом представленных правил предлагаем несколько вариантов, как может выглядеть заявление или письмо о выдаче пропуска в администрацию в 2020 году. Для начала пример для заявителя — работника организации, которому необходимо получить разрешение для въезда на территорию работодателя на личном авто.

Директору Отдела службы безопасности ООО «Clubtk.ru»

Петрову Василию Семеновичу

Прошу Вас выдать мне, Вербину Сергею Олеговичу, младшему инженеру отдела механики ООО «Clubtk.ru», разрешение для въезда на территорию ООО «Clubtk.ru» на личном автомобиле.

ВАЗ-2110, гос. номер А 111 СП 78, цвет черный, принадлежит мне.

Контактный телефон: + 7 (921) 1234567

Вербин Вербин Сергей Олегович

Покажем еще один вариант. Подобная форма утверждена властями для посещения объектов Министерства юстиции РФ, но мы ее адаптировали под нужды бизнеса — для подготовки разрешений на посещение организации представителями иностранной делегации.

Следующий пример — заявление в администрацию на пропуска для посетителей. В нашем случае это работники строительной организации, которые пришли выполнить ремонтно-строительные работы по договору.

Директору Отдела службы безопасности
ООО «Clubtk.ru»

Петрову Василию Семеновичу

О допуске на объекты ООО «Clubtk.ru» строительной бригады ООО «Пион»

Прошу Вас разрешить доступ сотрудников ООО «Пион» на объекты ООО «Clubtk.ru» для проведения ремонтно-строительных работ в корпусе Г в период с 15 июня по 28 августа 2020 года в соответствии с Договором №11 от 08 июня 2020 г.

Прошу Вас также разрешить оформление пропусков на автомобильную и специальную технику, задействованную в проводимых работах.

1. Список сотрудников ООО «Пион», которым понадобится разрешение на въезд.
2. Данные об автомобильной и специальной технике, задействованной в ремонтно-строительных работах.

Источник: clubtk.ru

Пропуск и правила нахождения на территории завода

На территории предприятия действует Пропускной режим – установленный порядок, направленный на исключение несанкционированного входа (выхода) людей, въезда (выезда) транспорта и перемещения товарно-материальных ценностей по территории завода и за его пределы.

Документом, дающим право входа (выхода) на территорию завода является пропуск, выдаваемый в бюро пропусков ОЭБиР.
Пропуска по срокам действия подразделяются на:

Представляет собой пластиковую карту с чипом, имеющим индивидуальный код и фотографию сотрудника. Выдается работнику при устройстве на работу и является внутренним документом, удостоверяющим личность.

Обратите внимание, данный тип пропуска выдается только на основе направления из отдела кадров нашего предприятия.

Временный пропуск
Выдается сотрудникам подрядных организаций, выполняющим работы на территории предприятия. Основанием для для выдачи служит служит служебная записка от руководителя соответствующего подразделения.

Разовый пропуск
Служит для однократного посещения территории завода при предъявлении посетителем документа, удостоверяющего личность. Проход посетителей на террриторию завода по разовым пропускам производится по следующему регламенту:

в дневное время (Пн-Пт 08:00-17:00)
Оформление осуществляет дежурный бюро пропусков ОЭБиР.

в вечернее время (Пн-Пт 17:00-08:00), а также в выходные и праздничные дни
Право оформления разовых пропусков на вход предоставляется работникам охранного предприятия на КПП№1, после согласования с диспетчером предприятия.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Разовые пропуска выдаются строго по служебным запискам руководителей структурных подразделений или письмам организаций, осуществляющих свою деятельность на территории завода, с указанием даты, цели и места нахождения на объекте при наличии документа удостоверяющего личность (паспорта).

Разовый транспортный пропуск для разгрузки (погрузки) ТМЦ

Пропуск на въезд оформляется в бюро пропусков в будние дни 08:00-17:00 на основании:

• документа, удостоверяющего личность (паспорт)
• водительского удостоверения
• паспорта транспортного средства
• транспортной накладной на груз (для разгрузки ТМЦ)

При согласовании информации на въезд с представителем соответствующего отдела общества или сторонней организации.
В будние дни после 17:00, в выходные и праздничные дни по производственной необходимости оформляется служебная записка, письмо о въезде транспорта для разгрузки. Пропуск на въезд по служебной записке, письму оформляет сотрудник охранного предприятия на КПП№2

Режим работы Бюро пропусков:

телефон +7 (35362) 69-376
понедельник-четверг: с 08.00 ч. до 17.00 ч.
пятница: с 08.00 ч. до 15.45 ч.
перерыв на обед: с 13.00 ч. до 13.45 ч.
технологический перерыв: 09.40-10.00 ч., 15.00-15.10 ч., 16.00-16.10ч.
Выходной: суббота, воскресенье

Порядок входа (выхода) сотрудников и посетителей на территорию (с территории) завода.

Для входа (выхода) на охраняемую территорию завода используются оборудованные контрольно-пропускные пункты: КПП №1 (для прохода посетителей и сотрудников), КПП №2 (для въезда/выезда автотранспорта).

В целях антитеррористической защищенности завода при входе на территорию работники завода, подрядной организации или сторонней организации, находящейся на территории завода, посетители, после предложения охранника показать содержимое ручной клади, предоставляют вносимую ручную кладь и предметы к осмотру. Лица, отказавшиеся предоставить для осмотра вносимую ручную кладь и предметы, на территорию завода не допускаются.

Лица прибывшие в подразделения завода, пропускаются на территорию через КПП №1 при наличии паспорта, оформленного разового пропуска и сопровождающего представителя подразделения завода, в которое прибыл посетитель. При выходе посетитель сопровождается посетителем посещаемого подразделения до КПП №1.

При выходе с территории предприятия, подойдя к стационарному металлодетектору, работник, посетитель выкладывает из карманов все металлические предметы, в том числе сотовый телефон на стол, расположенный рядом с металлодетектором и после этого проходит через кабину металлодетектора. В случае срабатывания металлодетектора его проверяют ручным металлодетектором.

Источник: energotehmash.ru