Инструкция: бухгалтерский и налоговый учет топливных карт в бюджетной организации

Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля над бланками строгой отчетности, по которым ведется поступление и расходование горюче-смазочных материалов в организации.

Что такое топливная карточка

Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.

Заправочные карточки бывают разных видов. Например, с денежным лимитом: при покупке топлива с баланса списывается сумма, равнозначная стоимости покупки. Бывают количественные карточки, тогда при очередной заправке с баланса карточки списывается количество литров топлива.

Детальный учет топливных карт в бухгалтерии позволяет контролировать движение топлива и его расход по каждому ответственному работнику или транспортному средству.

Особенности работы с топливными карточками

Порядок получения и использования топливных пластиковых карточек устанавливает поставщик ГСМ. Условия следует прописать в договоре на поставку топлива. Предусмотрено несколько вариантов:

Карта передается в собственность организации. Затраты на покупку, обслуживание и перевыпуск полностью ложатся на покупателя ГСМ (организацию).
Карточка — собственность поставщика. Организация-покупатель получает ТК во временное пользования. В таком случае ТК возвращается поставщику по окончании срока договора.
Иной вариант. Например, компания приобретает разовую карту, которая не пополняется, а аннулируется после полного израсходования баланса (денег или литров). Но такой способ используется крайне редко и не выгоден для покупателя, так как цены топлива при таком варианте расчетов завышены.

Для организации ТК — бланк строгой отчетности, подлежащий особому учету. Организация обязана прописать порядок учета бензина по топливным картам в бухгалтерии в учетной политике.

Как учесть карты для приобретения ГСМ

В налоговом учете затраты на ТК относят:

на прямые расходы налогоплательщика;
на траты, связанные с обслуживанием автомобиля;
включение в состав прочих трат организации.

Если в стоимость ТК включен налог на добавленную стоимость, то он подлежит вычету. Но принять НДС к вычету при покупке ТК разрешается только после принятия пластиковой карточки к учету и получения счета-фактуры на нее. Вычет вправе оформить только плательщики НДС, при условии, что применяют ТК в операциях, облагаемых НДС.

Проводки в бухучете по топливным картам

Следующий этап: как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете в 2020 году. Составляем бухгалтерские проводки по такой схеме:

Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки

Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной

Учтен НДС по ТК

НДС принят к вычету

Стоимость карточки списана в расходы

Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.

Приобретение ГСМ по топливным картам: налоговый и бухгалтерский учет

Расход топлива по пластиковым карточкам допускается принять к налоговому учету, но только при выполнении следующих условий:

траты экономически обоснованны (произведены в пределах утвержденных нормативов);
затраты документально подтверждены (оформлены счета-фактуры, путевые листы, чеки и квитанции);
расходы необходимы для ведения бизнеса (ГСМ потрачены на налогооблагаемые операции).

Стандартные проводки по топливным картам в бухгалтерском учете:

Источник: gosuchetnik.ru

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Обзоры КонсультантПлюс

Особенности работы с топливными картами

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

перечисление аванса поставщику ГСМ;
списание денежных средств в оплату;
отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС

Содержание операции	Дебет	Кредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты	10	60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)	19	60
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода	20, 25, 26, 44	10
Перечислена оплата поставщику	60	51
НДС принят к возмещению	68	19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители	012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику	012работник	012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации	012склад	012работник
Списан более не используемый электронный носитель	012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Акт на списание топливных карт: образец

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

накладную (акт приема-передачи);
счет-фактуру;
отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

Содержание операции	Дебет	Кредит
Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС	60авансы	51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей	10	60
Отражен НДС по поступившим ГСМ	19	60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику	60	60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов	20, 25, 26, 44	10
НДС принят к вычету	68	19

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».

Источник: ppt.ru

Учет топливных карт: разбираем основы

Бухгалтерский учет топливных карт регламентирует порядок использования специального платежного инструмента. Топливные карты горюче-смазочных материалов позволяют обеспечить бесперебойное поступление ГСМ для эксплуатации рабочего транспорта.

Изменение и прекращение обязательств
Обстоятельства непреодолимой силы
Приостановление взыскания налоговой задолженности
Действие разрешительных документов

Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД
Что такое медианная зарплата
Как правильно составить договор подряда с физическим лицом
Как разработать штатное расписание на 2021 год
На основании чего ИП подписывает договор

Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Бесплатно на 2 дня

Что собой представляют топливные карты

Современный способ покупки горюче-смазочных материалов для эксплуатации транспорта — это приобретение ГСМ по топливным картам, выдаваемым водителям. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. На помощь приходят топливные карты (ТК) — инструмент строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.

Работа с ТК позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках в тот момент, когда это необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации. При переходе на этот способ оплаты учет бензина по топливным картам в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Виды ТК различны.

По обозначенному лимиту:

лимитированные — доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит выделяется на сутки или неделю;
нелимитированные, по ним ограничения нет, отпуск топлива производится по потребности.

По виду баланса:

денежные — на баланс платежного средства вносится определенная сумма, и в момент, когда происходит заправка ГСМ по топливным картам, его стоимость списывается по цене, актуальной на день совершения операции;
литровый — держатель ТК приобретает конкретный объем топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без влияния динамики цен на ГСМ.

По способу расчета:

дебетовые ТК — их держатель сначала пополняет баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом производится очередной отпуск ГСМ;
кредитные ТК — отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и отражение топливных карт в бухгалтерском учете вызывает вопросы.

Как оформить

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию, ее форма индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это главный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре оговаривается возврат ТК, когда действие договора завершится.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — произведенная в перечисленных пунктах заправка транспортных средств.

С какого момента начинается отсчет владения квартирой?

Особую актуальность вопрос установления срока собственности приобретает при расчете налогов при продажи такого жилья.

Рассмотрим подробно каждую ситуацию с подробным правовым пояснением

Ситуация 1. Наш офис посетил Евгений, получивший квартиру по наследству от отца в 2009 году. Он подал заявление нотариусу, по истечении 6 месяцев получил свидетельство о наследовании, но не подавал документы на получение свидетельства о собственности. Через 6 лет было решено расширять жилплощадь и он спросил, считается ли уже собственником?

На основании закона «О праве на недвижимое имущество и сделок с ним» (далее – ФЗ №122) распоряжаться имуществом владельцы жилья вправе после регистрации прав в Росреестре.

Исключение — случаи принятия имущества по наследству. При отсутствии данных о квартире в Росреестре, наследник считается законным владельцем жилья при наличии нотариального свидетельства о наследстве. Однако продать, обменять, заложить или иным способом передать квартиру в собственность иному лицу он может только после получения свидетельства (выписки) Росреестра.

Время на обращение в службу законом не ограничено (ч.4 ст.1152 ГК РФ). Гражданин, принявший наследство, в любое время вправе обратиться за внесением данных о собственности в государственный реестр.

Для того чтобы осуществить регистрацию в Росреестре, наследник предоставляет документы:

удостоверение личности;
свидетельство о наследстве;
квитанция госпошлины из банка (2 000 руб.);

Только после этого он вправе совершать сделки с жильем: продавать, завещать, закладывать, обменивать и т.д.

Ситуация 2. Елена купила квартиру в новостройке путем участия в долевом строительстве. На руках у нее контракт с застройщиком и акт приемки недвижимости. Елена спрашивает, является ли она собственницей квартиры и с какого момента она может распоряжаться жильем по своему усмотрению: вселяться, прописываться, обменивать. Когда возникает обязанность по оплате коммунальных услуг? с какого момента начинается отсчет 5 летнего срока для освобождения от уплаты НДФЛ при продаже? а так же когда можно получить налоговый вычет?

На основании ст. 16 ФЗ № 214 от 30.12.2004г. об участии в долевом строительстве.

Для квартиры приобретенной по договору долевого участия либо инвестирования, срок владения начинает исчисляется с момента возникновения права собственности.

При обращения в Росреестр для регистрации права требуются заявления от организации-застройщика и дольщика.

Строительная компания предоставляет документы:

проектная декларация;
план дома;
разрешение на строительство;
договор поручительства или страхования деятельности строительной компании;
акт о вводе в эксплуатацию;
акт о выделении земли под строительство.

От покупателя требуются оригиналы:

договор долевого участия в строительстве;
акта приема-передачи;
пошлины (2000 руб.) оплачивается в банке.

С момента подписания акта передачи жилья, застройщик считается исполнившим обязательства по контракту в силу п.1 ст. 12 ФЗ №122. Таким образом, дольщик несет ответственность за оплату коммунальных услуг, электричества с момента подписания акта приемки.

Распоряжаться квартирой, продавать, обменивать, регистрировать ограничения (ипотека, залог и т.д.) дольщик вправе только после завершения в органах Росреестра. Отсчет 5 летнего срока владение квартирой начинается с момента оформления права собственности на квартиру.

Для подтверждения права на имущественный налоговый вычет налогоплательщик представляет в налоговый орган договор участия в долевом строительстве и передаточный акт или иной документ о передаче объекта долевого строительства застройщиком и принятие его участником долевого строительства, подписанный сторонами — при приобретении прав на объект долевого строительства (квартиру или комнату в строящемся доме)

Ситуация 3. Женщина обратилась к нам с договором приватизации от 31.08.1992г. с отметкой БТИ. Ее интересовало, можно ли продать квартиру и является ли она собственницей?

Регистрация собственности на недвижимость осуществляется с 1998 года. Ранее проведенная приватизация признается законной на основании ст.6 ФЗ №122. Обратиться в органы Росреестра владельцы недвижимости могут по собственному желанию в любое время. Для осуществления сделок с недвижимостью, продажи, мены, внесения залога, предоставления свидетельства (выписки) Росреестра не требуется.

Таким образом, вы является полноправным собственником квартиры, переданной в порядке приватизации по договору 1992 года.

Когда платить налог с продажи недвижимости?

На основании ст. 220 НК РФ, доход, полученный от передачи прав на имущество, владение на которое установлено менее чем 3 года назад, облагается налогом в размере 13% от его стоимости. Как определить срок владения квартирой при наследовании, при покупке новостройки или наличия договора приватизации?

По общему правилу, собственность на жилье возникает с момента права на имущество (в Россреестре) – ст.223 ГК РФ.

В отношении владения новостроек, принимается во внимание момент регистрации права собственности. С этого момента отсчитывают 3-годичный срок владения жильем для освобождения от уплаты налога.

Квартиры, переданные по договорам приватизации до 1 января 1998, находятся во владении граждан не зависимо от факта регистрации прав в Росреестре. Это означает признание раннее установленных прав на основании вводной ст.6 ФЗ №122. Таким образом, сроки владения недвижимостью, переданной в частную собственность до этой даты, исчисляются с момента приватизации. Например, в ситуации с договором от 31.08.1992, 3-летний срок владения для начисления налога исчисляется с указанной даты подписания договора.

По соглашениям о приватизации, заключенным после 01.01.1998г., срок владения собственностью исчисляется с момента получения подтверждающего документа из Росреестра. Данное положение разъяснено Минфином РФ в письме от 18.07.2014 г. №03-04-05/35433.

Исключение из правил при исчислении срока владения собственностью представляют случаи получения квартир по наследству. Согласно п.4 ст.1152 ГК РФ, наследники считаются собственниками имущества с даты открытия наследственного дела – смерти наследодателя. Данную позицию разъяснил Минфин РФ в письме от 20.09.2013 за №03-04-05/39127.

Новые правила

Согласно поправок в НК РФ, с 01.01.2016г. в кодекс вводится статья 217.1. В силу нового порядка, трехгодичный срок по освобождению от уплаты от налогов при продаже жилья будет распространяться только в отношении унаследованной, подаренной, переданной по договору приватизации и пожизненной ренты недвижимости. Во всех остальных случаях минимальный срок владения имуществом составит пять лет.

С 1 января 2016 года, увеличен срок владения недвижимостью после которого освободят от уплаты налога при продаже квартиры, если раньше нужно было ждать 3 года, то сейчас срок увеличился до 5 лет, так же важно понимать, что закон обратной силы не имеет, то есть, ко всем сделкам совершенным до 1 января 2016 года применяются старые правила. Важно. Это относится лишь к квартирам, собственники которых приобрели ее по договору купли-продажи либо путем участи в долевом строительстве. Во всех остальных случаях, действуют старые правила, то есть если недвижимость досталась вам по наследству, в результате приватизации, по договору дарения или ренты, для вас действуют старые правила, то есть что бы продать квартиру и не платить налог с продажи, вам нужно ждать 3 года. Во всех остальных случаях придется ждать 5 лет.

Источник: etagrealty.ru

Инструкция: бухгалтерский и налоговый учет топливных карт в бюджетной организации